Regattaorganisation: Die Herausforderung, eine Regatta auszurichten – Match Race in Plön

Am 2. – 3. Mai 2015 ist es wieder so weit: Wir, das Heizkörper Sailing Team, organisieren ein Match Race auf dem Plöner See. Als Segel-Team sind wir mittlerweile ziemlich gut organisiert (meistens), was Match Race Regatten und deren Organisation angeht ist es  allerdings ist jedes Mal aufs Neue eine Herausforderung.

Je näher das Datum kommt, desto sehr ärgert man sich über den frühen Termin. Im Juni oder Juli wäre es doch alles einfacher: die Boote wären lange fertig, auch unser Equipment-Anhänger, und wir hätten uns einigen Stress gespart.

Im letzten Jahr haben wir über den 1. Mai sogar zwei Events veranstaltet, und die Resonanz  war von allen Teams positiv. Auf der Match Race Klassenvereinigungssitzung wurde dann beschlossen, dass wir diesmal nur ein Training vor dem Event machen wollen.

Das klingt auf den ersten Blick nach einer guten Idee:  zwei Tage Training mit einem Profi (Philippe Gomez aus Frankreich). Aber auf den zweiten Blick merken wir, dass uns dadurch doch etwas Zeit fehlt. Wir können nur hoffen, dass beim Training das Material heil bleibt, denn die Boote werden im Match Race ja gestellt und größere Schäden könnten die gesamte Veranstaltung in Frage stellen.

Nichts desto trotz freut sich das gesamte Heizkörper Team auf die internationalen Gäste und das Training. Im Hintergrund wird schon viel organisiert.

Die Boote wurden im PSV- Segelverein bereits aufgebaut und eingestellt. Um die Einstellungen zu testen haben wir mit unseren ca. 30 Teammitgliedern Fleetrace gesegelt. Zum Glück konnten wir dabei keine Unterschiede in der Bootsgeschwindigkeit feststellen. Trotzdem werden vor dem Event nochmal alle Trimmwerte notiert und in den Bootsordnern hinterlegt.

Bei einem Event im vergangenen Jahr soll angeblich ein Boot schneller gewesen sein als die anderen. Fabian, der vorher alle Riggs geprüft hat und dabei war, als alle Boote gereinigt wurden, beteuerte immer wieder, dass es keine Unterschiede gibt.  Aber wie  das mit Gerüchten so ist: auf denjenigen, der es wirklich weiß, wird nicht gehört.

Beim Segeln auf gestelltem Material soll es ja eigentlich nur um die Mannschaftsleistung gehen, und eben  nicht ums Material.  Was für ein Skandal, wenn ein Boot angeblich nicht so gut fährt wie die anderen. Ich bin allerdings fest davon überzeugt, dass dieser angebliche Geschwindigkeitsunterschied nur im Kopf vorhanden ist. Wahrscheinlich ist es so: wenn man schon an Bord geht und denkt, dass das Boot langsam ist dann segelt man auch langsam.

Wie auch immer: Wir haben aus den Fehlern gelernt und dokumentieren die Einstellungen vor den Events. Außerdem notieren wir kleine Fehler und auch, welches Material für die Events neu an Bord gekommen ist. Das verhindert auch Diskussionen über evtl. Deposit-Bezahlungen, die zum Glück selten vorkommen.

Match Race Regatten sind Einladungsregatten, d.h. wir schreiben die Veranstaltung aus, und Teams fragen über E-Mail an ob sie daran teilnehmen dürfen. Dies wird meist ca. einen Monat vor dem Event durch den Platz in der Weltrangliste entschieden. Es gibt  häufig mehr Anfragen als Startplätze.

Zum Teil kennen wir die Teams persönlich, aber es kommen auch immer wieder neue dazu. Das bedeutet einen Mix aus Whats-app, Facebook-Nachrichten und E-Mails. Es ist meine Aufgabe, den Überblick zu behalten und  zu koordinieren.

Natürlich könnte man die Anfragen auf Mails beschränken, aber wir wollen es ja allen so leicht wie möglich machen. Trotzdem kam auch in diesem Jahr wieder eine Nachfrage, ob ich das Dänische Team denn vergessen hätte – natürlich nicht! Ich dachte nur, ich hätte zurück geschrieben. Nach Kontrolle der Ausgangsmails war klar – kein Notice of Race verschickt. Das Problem war dann aber mit einem kurzen Anruf auch aus der Welt, die Dänen freuen sich auf das Event und wir uns, dass sie kommen.

Neben der Organisation von Match Race Events muss eben ab und zu auch nochmal gearbeitet werden. In meinem Fall Heizungen verkaufen, daher kann es schon mal vorkommen, dass man eine Mail übersieht,  sorry dafür und für alle zukünftigen Fälle gleich mit.

Wir wollen den Seglern ja etwas bieten und  wir wollen, dass alle gern wieder an den Plöner See kommen und da gilt es manchmal etwas zu jonglieren: man kann ja einiges machen, das kostet aber auch einiges Geld. Wir haben Meldegelder und damit müssen wir die Fahrtkosten der Umpire, das Benzin für die Boote und Schlafmöglichkeiten für alle Teilnehmer organisieren. Natürlich darf auch das Frühstück sowie Abendessen nicht fehlen.

Essen ist ja immer eine schwierige  Geschichte – nicht nur weil einige Leute heutzutage vegan oder vegetarisch leben. Das kann jeder halten wie er will, aber wir wollen  unseren Gästen ja auch öfter mal was Neues bieten. Letztes Jahr hatten wir im Restaurant „Seeprinz“ eine leckere Burger-Night – das gleiche nochmal ist eigentlich unter unserem Niveau – und langweilig für unsere Gäste. Also musste was anderes her….

Nun haben wir also neun internationale Teams eingeladen, die vier internationalen Umpire  haben zugesagt, Flüge sind gebucht, Unterkünfte mehr oder weniger organisiert; und zum Glück sind meine Eltern und unsere Crew-Mitglieder hilfsbereit und gastfreundlich und nehmen unsere Gäste auf, sodass die Kosten für unsere Teilnehmer überschaubar bleiben.

Nun geht es ans Eingemachte: Brandy, meine Mutter, plant und besorgt Frühstück und Snacks (lieber mehr als zu wenig), Getränke werden geordert (auch lieber mehr als zu wenig),die Boote werden zum letzten Mal überprüft und dann erwarten wir unsere Gäste.